Nutrition Coach Weight Loss Коуч Хранене Отслабване Онлайн

Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава “правата и свободите” на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

3. Понятия

„Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни”); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране” – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни” – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16 от ОРЗД)

„Получател” – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели”; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на Никълъс Ентърпрайзис , се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на “правата и свободите” на лицата, чиито лични данни Никълъс Ентърпрайзис събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

4. Длъжностното лице по защита на данните отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на Никълъс Ентърпрайзис, както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.

5. Тази политика се прилага за всички служители/работници и парньори на Никълъс Ентърпрайзис като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

6. Партньори и трети лица, които работят с или за Никълъс Ентърпрайзис, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Никълъс Ентърпрайзис, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Никълъс Ентърпрайзис е поел, и което дава право на Никълъс Ентърпрайзис да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1. Никълъс Ентърпрайзис е (администратор на данни и/или, обработващ данни) съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.

2. Висшето ръководство и всички членове на управителните или надзорните органи на Никълъс Ентърпрайзис са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в Никълъс Ентърпрайзис

3. Длъжностното лице по защита на данните/ Отговорникът по защита на данните, с роля определена в Регламент (ЕС) 2016/679, трябва да бъде част от висшето ръководство, и да се отчита пред Висшето ръководство на Никълъс Ентърпрайзис за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на ДЛЗД включва:

разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;

управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

4. Длъжностното лице по защита на данните, което Висшето ръководство счита за подходящо, квалифицирано и опитно, е назначено, за да поеме отговорността за съответствието на Никълъс Ентърпрайзис с тази политика на ежедневна основа. ДЛЗД е пряко отговорно да гарантира, че както като цяло организацията на Никълъс Ентърпрайзис, така и дейността на всеки член на ръководния състав, която се извършва в рамките на неговата област на отговорност, съответстват на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679.

5. ДЛЗД има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и са контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.

6. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на Никълъс Ентърпрайзис, които обработват лични данни.

7. Политиката за обучение на Никълъс Ентърпрайзис (Политика за провеждане на обучение определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на Никълъс Ентърпрайзис.

Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Никълъс Ентърпрайзис имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като “основания за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на Никълъс Ентърпрайзис Процедура за прозрачност при обработката на лични данни.

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

ДЛЗД/Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури Никълъс Ентърпрайзис да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.

Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка Декларация за поверителност и да бъдат одобрени от ДЛЗД.

Длъжностното лице по защита на данните / отговорникът по защита на данните ще гарантира, че на (годишна) основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от (вътрешен одит/външни експерти),за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.

Длъжностното лице за защита на данните е отговорно да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.

Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от Никълъс Ентърпрайзис са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.

От служителите / работниците ( клиентите / други) трябва да се изисква, да уведомяват Никълъс Ентърпрайзис за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на Никълъс Ентърпрайзис е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.

Длъжностното лице по защита на данните носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.

Най-малко на годишна база Длъжностното лице по защита на данните ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от Никълъс Ентърпрайзис, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.

Длъжностното лице по защита на данните / отговорникът по защита на данните е отговорно за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец. Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако Никълъс Ентърпрайзис реши да не се съобрази с искането, Длъжностното лице по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.

Длъжностното лице за защита на данните е отговорно за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.

Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.

Длъжностното лице за защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Длъжностното лице за защита на данните (оценка на риска) , като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от Никълъс Ентърпрайзис.

При определянето на това доколко уместно е обработването , Длъжностното лице по защита на данните трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

7. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

Никълъс Ентърпрайзис. ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

Права на субектите на данни

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. Никълъс Ентърпрайзис осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите;
Субектите на данни имат право да подават жалби до Никълъс Ентърпрайзис свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни

Съгласие

1. Под „съгласие“ Никълъс Ентърпрайзис ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. Никълъс Ентърпрайзис разбира под “съгласие” само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

4. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от Никълъс Ентърпрайзис, като се използват стандартни документи за съгласие – напр. Форма за регистрация в сайта, която включва – Име, Фамилия, имейл и телефон.

Сигурност на данните

1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които Никълъс Ентърпрайзис държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Никълъс Ентърпрайзис не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност Това включва хостинг компанията на която се хоства уебсайтът на Никълъс Ентърпрайзис.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа.

Разкриване на данни

1. Никълъс Ентърпрайзис осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Длъжностното лице за защита на данните.

Съхраняване и унищожаване на данните

1. Никълъс Ентърпрайзис не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. Никълъс Ентърпрайзис може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

4. Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, приета от Никълъс Ентърпрайзис се прилага във всички случаи.

5. Личните данни ще бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

Трансфер на данни

1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като “трети страни”) са незаконни, освен ако няма подходящ “ниво на защита на основните права на субектите на данни.

2. Изключения

При липса на решение за адекватност, членство в US Privacy Shield, задължителни фирмени правила и / или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия:
предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между администратора и друго физическо или юридическо лице;
предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес;
предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;
предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. Никълъс Ентърпрайзис е създала процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Никълъс Ентърпрайзис и в работният поток от данни се установяват:

бизнес процесите, които използват лични данни;
източниците на лични данни;
броя на субектите на данни;
описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
дейностите по обработване;
целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
правното основание за обработването;
получателите или категориите получатели на личните данни;
основните системи и места за съхранение;
всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
сроковете за съхранение и заличаване.

2. Никълъс Ентърпрайзис е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. Никълъс Ентърпрайзис оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от Никълъс Ентърпрайзис и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на Никълъс Ентърпрайзис.

4. Никълъс Ентърпрайзис управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че Никълъс Ентърпрайзис ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Длъжностното лице за защита на данните.

6. Ако ДЛЗД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да ескалира въпроса пред надзорния орган.

7 .Длъжностното лице по защита на данните, прави периодичен (ежегоден) преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на Никълъс Ентърпрайзис.

Последна промяна – 9 Януари. 2025 г.

Introduction

1. General Regulation on Personal Data Protection

Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) replaces Data Protection Directive 95/46. It has direct effect and implies a change in the legislation of the Member States in the area of personal data protection. Its purpose is to protect the "rights and freedoms" of individuals and to ensure that personal data are not processed without their knowledge and, where possible, processed with their consent.

2. Scope outlined by the General Data Protection Regulation

Material scope ( Article 2 ) - This Regulation applies to the processing of personal data wholly or partly by automatic means and to the processing of personal data (for example, manually and on paper) by other means, which are part of a personal data record or which are intended to form part of a personal data record.

Territorial scope ( Article 3 ) - The rules of the General Regulation will apply to all data controllers established in the EU who process personal data of individuals in the context of their activities. It will also apply to non-EU administrators who process personal data in order to offer goods and services or observe the behavior of data subjects residing in the EU.

3. Concepts

"Personal data" means any information relating to an identifiable natural person or a natural person ("data subject"); an identifiable natural person is a person who can be identified, directly or indirectly, in particular by an identifier such as name, identification number, location data, online identifier or one or more signs specific to the physical, physiological, genetic, mental, mental, economic, cultural or social identity of that individual;

"Special categories of personal data" means personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs or membership of trade unions and the processing of genetic data, biometrics for unique identifying an individual, health or data on the sexual life of an individual or sexual orientation.

"Processing" means any operation or set of operations performed with personal data or a set of personal data by automatic or other means such as collecting, recording, organizing, structuring, storing, adapting or modifying, retrieving, consulting, using, disclosing by transmission , dissemination or other means by which data becomes available, arranged or combined, restricted, deleted or destroyed;

"Administrator" means any natural or legal person, public body, agency or other entity which, alone or jointly with others, defines the purposes and means of processing personal data; where the objectives and means of such processing are determined by either EU law or the law of a Member State, the controller or the specific criteria for its determination may be established in Union law or in the law of a Member State;

"Data subject" means any natural person who is the subject of personal data stored by the Administrator.

"Data subject consent" means any free expression, specific, informed and unambiguous indication of the will of the data subject by means of a statement or a clear confirmatory act expressing his consent to the processing of personal data relating to him / her;

"Child" - The General Regulation defines a child as anyone below the age of 16, although this may be reduced to 13 from the law of the Member State. The processing of personal data of a child is legal only if the parent or trustee has given its consent. The Administrator shall make reasonable efforts to verify in such cases that the holder of the parental responsibility for the child has given or has been authorized to give his consent.

"Profiling" means any form of automated processing of personal data involving the use of personal data for the assessment of certain personal aspects relating to an individual and in particular for the analysis or forecasting of aspects relating to the performance of professional duties that physical person, his economic condition, his or her health, personal preferences, interests, reliability, behavior, location or movement;

"Personal data breach" means a breach of security that results in accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure or access to personal data that is transmitted, stored or otherwise processed;

"Main place of establishment" - the EU administrator's headquarters will be the place where he takes the basic decisions about the purpose and means of his data processing activities. As regards the data processor, its main place of establishment in the EU will be its administrative center.

If the controller is headquartered outside the EU, he must appoint a representative in the jurisdiction where the administrator works to act on behalf of the controller and deal with supervisors. ( Article 4 (16) of the ARF)

"Recipient" means a natural or legal person, a public authority, an agency or other entity to which personal data is disclosed, whether or not a third party. At the same time, public authorities which may receive personal data in a specific investigation under Union law or the law of a Member State shall not be considered as 'recipients';the processing of such data by the designated public authorities complies with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing;

"Third Party" means any natural or legal person, public body, agency or other authority other than the data subject, controller, processor, and persons under the direct authority of the controller or the processor of personal data are entitled to process personal data ;

Declaration on privacy policy

1. The management of Nicholas Enterprises undertake to ensure compliance with EU and Member State legislation regarding the processing of personal data and the protection of the "rights and freedoms" of persons whose personal data Nicholas Enterprises collects and processes under the General Regulation data protection (Regulation (EC) 2016/679).

2. In accordance with the General Regulation, other relevant documents, as well as related processes and procedures, are described in this policy.

3. Regulation (EU) 2016/679 and this policy apply to all processing functions of personal data, including those relating to personal data of customers, employees, suppliers and partners, and any other personal data that the organization processes from different sources.

4. The Data Protection Officer shall be responsible for reviewing the "Registry of Processing Activities" annually in the light of any changes in Nicholas Enterprises's activities as well as any additional requirements, data protection impact assessments. This register must be available at the request of the supervisory authority.

5. This policy applies to all employees / employees and partners of Nicholas Enterprises as external suppliers. Any violation of the General Regulation will be treated as a violation of labor discipline, and if there is a presumption of a crime, the matter will be referred to the relevant government authorities as soon as possible.

6. Partners and third parties who work with or for Nicholas Enterprises and who have or may have access to personal data will be expected to become familiar with, understand and comply with this policy. No third party may access personal data stored by Nicholas Enterprises without having previously entered into a data privacy agreement that impose on the third party obligations no less burdensome than those that Nicholas Enterprises has taken and which entitles Nicholas Enterprises to carry out checks on compliance with the obligations imposed by the agreement.

Responsibilities and roles under Regulation (EU) 2016/679

1. Nicholas Enterprises is (data controller and / or processor) under Regulation (EC) 2016/679.

2. Senior management and all members of the management or supervisory bodies of Nicholas Enterprises are responsible for the development and promotion of good practices in the field of information processing at Nicholas Enterprises

3. The Data Protection Officer / Data Protection Officer, with a role defined in Regulation (EC) 2016/679, must be a senior management member and report to Nicholas Enterprises's senior management of personal data within the organization and to ensure the possibility of demonstrating compliance with data protection legislation and best practices.

This reporting to the DPO includes:

developing and implementing the requirements of Regulation (EC) 2016/679 as required by this policy;

security management and risk in terms of policy compliance.

4. The Data Protection Officer, which Senior Management considers appropriate, qualified and experienced, has been appointed to take responsibility for Nicholas Enterprises's compliance with this policy on a daily basis. The DPO is directly responsible for ensuring that both Nicholas Enterprises's organization as a whole and the activities of each member of the management team within its area of responsibility are in line with the requirements of Regulation (EC) 2016/679.

5. A staff member has specific responsibilities with respect to procedures such as the "Claims Management Procedure" and is a contact point for the Administrator's employees who want clarifications on every aspect of data protection compliance.

6. Compliance with data protection law is the responsibility of all employees of Nicholas Enterprises who process personal data.

7. The training policy of Nicholas Enterprises (Training Policy specifies the specific training and information requirements for the specific roles of Nicholas Enterprises Employees / Workers).

Principles of data protection

All processing of personal data must be in accordance with the data protection principles set out in Article 5 of Regulation (EU) 2016/679. Policies and procedures of Nicholas Enterprises aim to ensure compliance with these principles.

1. Personal data must be processed lawfully, in good faith and transparently

Legally - Identify a legal basis before it can process personal data. They are often referred to as "grounds for processing", such as "consent".

Good faith - in order for the processing to be in good faith, the data controller must provide certain information to the data subjects as far as practicable. This is true regardless of whether personal data is obtained directly from data subjects or from other sources.

Regulation (EU) 2016/679 increases requirements for what information should be available to data subjects that are covered by the "transparency" requirement.

Transparent - The General Regulation includes rules on the provision of confidential information to data subjects in Articles 12 , 13 and 14 of the CRPD. They are detailed and specific, emphasizing that privacy notices are understandable and accessible. Information must be communicated to the data subject in comprehensible form using clear and comprehensible language.

2. Personal data may only be collected for specific, explicit and legitimate purposes

Data obtained for specific purposes should not be used for any purpose other than those officially announced to the supervisory authority as part of Nicholas Enterprises's Data Processing (Article 30 CPR) Data Processing Operations Transaction Transparency Process of personal data.

3. Personal data must be adequate, relevant, limited to what is necessary for their processing for the purpose. (principle of minimum necessary)

DPOA / Data Protection Officer is responsible for ensuring that Nicholas Enterprises does not collect information that is not strictly necessary for the purpose for which it was received.

All data collection forms (electronic or paper), including data collection requirements in the new information systems, must include a declaration of good faith or a Privacy Policy link and be approved by the DPO.

The Data Protection Officer / Data Protection Officer will ensure that (on an annual basis) all data collection methods are reviewed by (internal audit / external experts) to ensure that the collected data continues to be adequate , relevant, are not excessive

4. Personal data must be accurate and up-to-date at all times, and the necessary efforts are made to enable deletion or correction immediately (within the framework of possible technical solutions).

The data stored by the data controller should be reviewed and updated as necessary. Data should not be stored in cases where it is unlikely to be accurate.

The Data Protection Officer is responsible for ensuring that all staff are trained in the importance of accurate data collection and maintenance.

It is also the duty of the data subject to declare that the data he transmits for storage by Nicholas Enterprises is accurate and up-to-date. Completing a form from the data subject to the administrator will include a statement that the data contained therein is accurate at the filing date.

Employees / workers (clients / others) should be required to notify Nicholas Enterprises of any changes in circumstances so that they can update their personal data records. Nicholas Enterprises's responsibility is to ensure that any change of circumstances notification is recorded and action is taken.

The Data Protection Officer is responsible for ensuring that appropriate procedures and policies are in place to maintain the accuracy and timeliness of personal data, taking into account the volume of data collected, the speed with which it can be changed, other relevant factors.

At least annually, the Data Protection Officer will review the storage times of all personal data processed by Nicholas Enterprises by referring to the inventory of data and will identify any data that is no longer required in the context of the registered purpose . These data will be reliably destroyed in accordance with the administrator's procedures and rules.

The Data Protection Officer / Data Protection Officer is responsible for complying with requests for data correction within one month. This deadline can be extended by another two months for complex requests. If Nicolas Enterprises decides not to comply with the request, the Data Protection Officer must respond to the data subject in order to explain his reasons and to inform him about his right to complain to the supervisory authority and seek legal redress.

The Data Protection Officer is responsible for taking appropriate measures in cases where third party organizations have inaccurate or outdated personal data to inform them that the information is inaccurate or obsolete and is not used for making decisions about individuals , to inform the parties concerned; and to forward any correction of personal data to third countries where necessary.

5. Personal data must be kept in such a form that the data subject can only be identified for as long as is necessary for the processing.

When personal data is retained after the date of processing, it will be stored appropriately (minimized) to protect the identity of the data subject in case of data breaches.

Personal data will be stored in accordance with the Data Storage and Destruction Procedure and after the storage period has passed, they must be reliably destroyed in the order specified in this procedure.

The Data Protection Officer must specifically approve any retention of data beyond the retention period defined in the Storing and Destruction Procedure and must ensure that the justification is clearly defined and complies with the requirements of the applicable law of the data. This approval must be in writing.

6. Personal data must be processed in a way that ensures appropriate security (Article 24, Article 32 of the CRPD)

The Data Protection Officer (Risk Assessment), taking into account all circumstances related to the data management or processing operations of Nicholas Enterprises.

In determining the suitability of the processing, the Data Protection Officer should also examine the extent of any damage or loss that may be caused to individuals (eg staff or customers) if a security breach occurs, as and any likely damage to the reputation of the controller, including a possible loss of customer confidence.

7. Compliance with the principle of accountability

Regulation (EU) 2016/679 includes provisions that promote accountability and manageability and complement transparency requirements. The principle of accountability in Art. 5, par. 2 requires the administrator to prove that he adheres to the other principles in the ARRD and explicitly states that this is his responsibility.

Nicholas Enterprises. will demonstrate compliance with data protection principles through the implementation of data protection policies by adhering to codes of conduct, implementing appropriate technical and organizational measures, and by adopting data protection techniques at the design and protection stage. default data, impact assessment on personal data protection, personal data breach notification procedure, etc.

Rights of data subjects

1. Data subjects shall have the following rights in respect of the processing of data and the data recorded for them:

Request requests to verify that personal data relating to him / her is being processed and, if so, to access the data, as well as information on who the recipient of the data is.
Request a copy of their personal data from the administrator;
To ask the administrator to correct personal data when it is inaccurate and when it is not up to date;
Require the administrator to delete personal information (right to be forgotten);
Requesting the controller to limit the processing of personal data, in which case the data will only be stored but not processed.
To object to the processing of his or her personal data;
To object to the processing of personal data relating to it for the purpose of direct marketing.
Appeal to a supervisor if he / she believes that any of the ARRD provisions is violated;
Requesting and providing personal data in a structured, widely used and machine-readable format;
Withdrawal of consent to the processing of personal data at any time with a separate request addressed to the administrator;
Not be the subject of automated decisions affecting him to a significant extent without the possibility of human intervention;
To oppose automated profiling, which happens without its consent;

2. Nicholas Enterprises provides conditions to ensure the exercise of these rights by the data subject:

Data subjects may make requests for access to data as described in the Procedure for Managing Claims from Entities;

Data subjects have the right to submit complaints to Nicholas Enterprises regarding the processing of their personal data, the processing of a data subject's request and the data subject's appeal, on how complaints are processed in accordance with the Procedure for Communication complaints and requests from the data subject

Consent

1. By "Agree", Nicholas Enterprises will understand any free, explicit, specific, informed and unambiguous indication of the will of the data subject through a statement or clear confirmation action that agrees that the personal data relating to it will be processed. The data subject may withdraw his / her consent at any time.

2. Nicholas Enterprises understands "consent" only in cases where the data subject has been fully informed about the intended processing and has expressed his / her consent and without exerting pressure on him / her. Consent obtained under pressure or based on misleading information will not be a valid basis for the processing of personal data.

3. Consent can not be inferred from the absence of a response to a message to the data subject. There must be active communication between the controller and the subject for consent. The controller must be able to demonstrate that consent has been received for the processing operations.

4. In most cases, consent to process personal and special categories of data is routinely obtained from Nicholas Enterprises using standard consent documents - Site registration form, which includes - Name, Surname, email and phone.

Data security

1. All employees / employees are responsible for ensuring the security of the storage of the data they are responsible for and which Nicholas Enterprises holds and for the data to be safely stored and not disclosed in any circumstances to third parties except if Nicholas Enterprises has not granted such rights to that third party by entering into a contract / privacy clause. This includes the hosting company hosting the Nicholas Enterprises website.

2. All personal data must be accessible only to those who need it and access may only be granted in accordance with established access control rules.

Disclosure of data

1. Nicholas Enterprises provides the conditions under which personal data is not disclosed to unauthorized third parties, including family members, friends, public authorities, even investigators if there is reasonable doubt that they are not required by the established order. All employees / workers should be cautious when asked to disclose personal data stored to another person of a third party. It is important to keep in mind whether or not the disclosure of information is related to the needs of the organization's activities.

2. All requests from third parties for the provision of data shall be supported by appropriate documentation and any such disclosure shall be specifically authorized by the Data Protection Officer.

Storing and Termination of Data

1. Nicholas Enterprises does not store personal data in a form that permits identification of the subjects for a longer period than is necessary with respect to the purposes for which the data were collected.

2. Nicholas Enterprises may store data for longer periods only if the personal data are processed for purposes of archiving, public interest purposes and for statistical purposes and only when appropriate technical and organizational measures are taken to guarantee the rights and the freedoms of the data subject.

4. The procedure for storing and terminating data adopted by Nicholas Enterprises applies in all cases.

5. Personal data will be terminated securely, in accordance with the principle of ensuring an appropriate level of security (Article 5 (1) (f) of the General Regulation) - including protection against unauthorized or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage, by applying appropriate technical or organizational measures ("integrity and confidentiality");

Data transfer

1. Any export of data from within the EU to non-EU countries (referred to in the General Regulation as "third parties") shall be unlawful unless there is an appropriate "level of protection of the fundamental rights of the data subjects.

2. Exceptions

In the absence of a decision on adequacy, membership of the US Privacy Shield, binding corporate rules and / or contractual clauses, transfer of personal data to a third party or international organization is made only under one of the following conditions:

the transfer is necessary for the conclusion or performance of a contract concluded in the interest of the data subject between the controller and another natural or legal person;
transmission is necessary for important reasons of public interest;
transmission is necessary for the establishment, exercise or protection of legal claims;
transmission is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or other persons when the data subject is physically or legally incapable of giving consent;
transmission is by a register which, under EU law or the law of the Member States, is intended to provide information to the public and is accessible for consultation by the public in principle or by any person who can prove that he has a legitimate interest in doing so. only to the extent that the reference conditions laid down in Union law or the law of the Member States are fulfilled in the present case.

Data Processing Register (Data Inventory)

1. Nicholas Enterprises has established a data inventory process as part of its approach to addressing risks and opportunities in complying with compliance policy with Regulation (EC) 2016/679. The inventory of data in Nicholas Enterprises and the workflow of data show:

business processes that use personal data;
sources of personal data;
the number of data subjects;
a description of the categories of personal data and the elements of each category;
processing activities;
the purposes of the processing for which the personal data are intended;
the legal basis for the processing;
recipients or categories of recipients of personal data;
main systems and storage locations;
any personal data that is subject to transfers outside the EU;
storage and deletion times.

2. Nicholas Enterprises is aware of the risks associated with the processing of certain types of personal data.

3. Nicholas Enterprises estimates the level of risk to individuals involved in the processing of their personal data. Impact assessments on data protection with regard to the processing of personal data by Nicholas Enterprises are carried out and in relation to the processing undertaken by other organizations on behalf of Nicholas Enterprises.

4. Nicholas Enterprises manages all the risks identified by the Impact Assessment in order to reduce the probability of non-compliance with these rules.

5. Where, as a result of the Impact Assessment, it is clear that Nicholas Enterprises will start processing personal data which, due to a high risk, could cause harm to data subjects, the decision whether or not to continue processing should be submitted for review by the Data Protection Officer.

6. If the DPO has serious concerns either about the potential harm or danger or the amount of relevant data, the matter should escalate to the supervisory authority.

7. The Data Protection Officer shall make a periodic (annual) review of the initially inventory data, reviewing the entered information in the "Registry of Processing Activities" in the light of any changes in Nicholas Enterprises's activities.

Last Updated - January 9, 2025

Nicholas Enterprises

Политика за

Защита на Личните Данни

Personal Data Protection Policy